Tratamiento de datos | Cardio Safe

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES CARDIO SAFE S.A.

NOMBRE DE LA EMPRESA

CARDIO SAFE S.A. en adelante CARDIO SAFE identificada con NIT 900089543-5, constituida mediante Escritura Pública No. 0002689 de la Notaria 20 de Bogotá del 15 de mayo de 2006, inscrita el 12 de junio de 2006 bajo el número 01060799 del Libro IX con domicilio en la ciudad de Bogotá en la carrera 13 # 96 – 67 oficina 306, edificio Akori de la ciudad de Bogotá D.C., teléfono (57) (1) 6010881, correo electrónico gerencia@cardiosafe.co

GENERALIDADES

Establecer los criterios sobre el adecuado uso y en general el manejo de los datos personales, los cuales se encuentran bajo el tratamiento por parte de nuestra empresa, así como el procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de los mismos y que estén involucrados con el desarrollo de las actividades comerciales y económicas que nos compete; políticas tendientes a mejorar los estándares de protección, los cuales constituyen en sí una obligación de carácter legal, generando un compromiso como institución proyectada a satisfacer las necesidades de nuestros clientes y demás grupos de interés vinculados a la misma.

OBJETIVO

Implementar las herramientas encaminadas al programa integral de protección de datos, así como la definición de los lineamientos trazados para el manejo de la información, buscando proteger de manera efectiva los datos personales que sean suministrados por clientes, empleados, contratistas, proveedores y en general, de todas aquellas personas que suministren datos personales; de quienes se recibe y recolecta dicha información, la cual se encuentra íntegramente relacionada con todas aquellas actuaciones y actividades económicas que realiza CARDIO SAFE, de conformidad con lo estipulado en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, respectivamente.

MARCO LEGAL

Constitución Política de Colombia, artículo 15.

Ley 1266 de 2008.

Ley 1581 de 2012.

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.

Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Decreto 886 de 2014.

ALCANCE

Las instrucciones que conforman esta política aplican para todos los procesos tanto internos como externos que manejen información personal de clientes y los diferentes canales dedicados a su atención, así como a sus proveedores y empleados y que también son responsables de implementar sus procedimientos en pro de cumplir a las políticas establecidas.

OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para CARDIO SAFE en calidad de responsable.

Tanto el responsable como los encargados, entendiéndose, por tales, empleados, contratistas y terceros, deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos suministrados o recolectados, que sean objeto de tratamiento.

PRINCIPIOS

Conforme a lo preceptuado en el artículo 4º de la Ley 1581 de 2012, se tomarán los principios en la administración para el tratamiento de los datos personales que se deberán aplicar de manera armónica e integral:

Principio de seguridad, la información objeto de tratamiento por parte del responsable o encargado de dicho tratamiento, se le deberá dar un manejo con medidas humanas, técnicas y administrativas necesarias para brindar seguridad a los registros que contengan los datos personales; evitando fraudes, pérdida, consulta, adulteración, uso y acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad, las personas intervinientes en el tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza pública, deben garantizar la total reserva de la información, incluso una vez haya finalizado la relación con labor que originó el tratamiento.
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos, refiriéndose a que la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamenta el tratamiento de los datos, conforme a lo establecido y dispuesto en la misma.
Principio de finalidad, entendiéndose que el tratamiento de los datos debe obedecer a una finalidad de carácter legítimo, en observancia de la Constitución y la Ley.
Principio de libertad, el cual hace referencia a que le tratamiento de datos, solamente se puede realizar con el consentimiento expreso, previamente informado al titular, de los datos, los cuales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal.
Principio de veracidad o calidad, la información sujeta al tratamiento de datos, debe ser completa, exacta, veraz, actualizada, comprensible y comprobable, existe prohibición en el tratamiento de datos parciales, incompletos o fraccionados que puedan inducir a error.
Principio de transparencia, en cuanto a que se debe garantizar el derecho que tenga el titular a obtener del responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricción alguna, información respecto de los datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida, el tratamiento se sujeta a los límites que se deriven de la naturaleza de los datos, tratamiento que solo se podrá hacer por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. De otra parte, los datos personales no podrán ser objeto de divulgación por medios de internet, comunicación o divulgación masiva, salvo que dicho acceso se encuentre técnicamente controlado, para brindar conocimiento restringido a los titulares de los datos.

DEFINICIONES DE INTERÉS Y CATEGORÍAS ESPECIALES DE LOS DATOS:

Las cuales corresponden a lo preceptuado en el artículo 3º de la Ley 1581 de 2012, así:

BASE DE DATOS: Se refiere al conjunto de datos personales que sean objeto de tratamiento.

AVISO DE PRIVACIDAD: Se trata de la comunicación ya sea de forma verbal o escrita, generada por el responsable de los datos personales y dirigida al titular de los mismos, donde se le informa respecto de las políticas de tratamiento que le será aplicable a la información recibida, así como la finalidad del tratamiento de sus datos, como la forma de acceder a dicha información.

AUTORIZACIÓN: Se trata del consentimiento previo, que se comunique o exprese claramente, comunicando al titular que se llevará a cabo el tratamiento de sus datos personales.

DATO PÚBLICO: Aquellos datos que no sean privados, semiprivados o sensibles, son considerados datos de carácter público y se encuentran relacionados con el estado civil de las personas, profesión u oficio, así como a su calidad de servidor público o comerciante; de igual manera guardan relación con aquellos datos que estén contenidos en documentos de carácter público, como registros, boletines oficiales, sentencias debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva legal entre otros.

DATO PERSONAL: Hace referencia a cualquier pieza de información vinculada a una determinada persona ya sea natural o jurídica.

DATOS SENSIBLES: Se refiere a los datos que se encuentran relacionados con la intimidad del titular de los mismos y que de alguna manera le puedan afectar, generando tratos discriminatorios; de la misma forma, se refiere a aquellos datos que pertenezcan o revelen el origen racial o étnico, inclinación política e intereses por cualquier partido político, convicciones y creencias religiosas o filosóficas, relación con sindicatos, organizaciones sociales y de derechos humanos; así como aquellos datos que hagan referencia a la vida e inclinación sexual, datos biométricos y aquellos relacionados con la salud del titular.

Por lo tanto, la información relativa a datos sensibles está completamente prohibida, excepto cuando existe autorización explícita, con el objetivo de salvaguardar el interés vital del titular, en curso de actividades legítimas y con debidas garantías, así como cuando éstos sean requeridos para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

DATOS INDISPENSABLES: Guarda consonancia con aquellos datos personales de los titulares que deberán ser proporcionados por éstos; los cuales resultan imprescindibles, para alimentar la base de datos de nuestros clientes, empleados, personal contratado.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Se trata de la Ley 1581 de 2012, así como los Decretos reglamentarios o normas, que los modifiquen, sustituyan o complementen.

HABEAS DATA: Se trata de un derecho fundamental que tiene toda persona, para conocer, actualizar o rectificar toda aquella información que se relaciones con ella, la cual se encuentre almacenada o recopilada en bases de datos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona pública o privada, natural o jurídica, que por sí misma o asociada con otros, decida sobre la base y tratamiento de los datos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Se refiere a la persona pública o privada, natural o jurídica, que por sí misma o asociada con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de los mismos.

TITULAR: Se refiere a la persona natural, cuyos datos personales, serán tratados.

TRATAMIENTO: Todo lo relacionado con la operación o conjunto de operaciones de datos personales, relacionados con la recolección, permanencia, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

TRANSMISIÓN: Implica la comunicación de los datos personales, dentro y fuera del territorio de la república de Colombia, cuando se realice el tratamiento de dichos datos por el encargado o por cuenta del responsable.

TRANSFERENCIA: Ocurre cuando el encargado de y/o responsable del tratamiento de los datos personales, que se encuentre ubicado en el territorio Colombiano, envíe datos personales o información a un receptor, que al mismo tiempo es responsable del tratamiento de dichos datos y se encuentra fuera del país.

DERECHOS INHERENTES AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Conforme al artículo 8º de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales objeto de tratamiento, tendrá derechos tales como:

Conocer, actualizar y rectificar en cualquier momento sus datos personales frente al Responsables del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la normatividad vigente.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.

Independientemente del mecanismo implementado por CARDIO SAFE para la atención de solicitudes de consulta, estas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, CARDIO SAFE solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.

DEBERES DE CARDIO SAFE

En observancia de lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y demás preceptos normativos concordantes, se establecen como deberes de CARDIO SAFE, como responsable de la presente política de tratamiento de datos, los siguientes:

Informar y orientar al titular de los datos personales, sobre el fin de recolección de los mismos, así como de los derechos que le asisten, conforme a la autorización consentida.
Conservar los datos personales e información del titular de los mismos, bajo un sistema que garantice condiciones de seguridad, que eviten la pérdida, adulteración, consulta, uso y acceso no autorizado o de manera fraudulenta.
Garantizar al titular de los datos personales, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización que haya sido otorgada por el titular de los datos personales.
Informar de manera adecuada al titular, respecto de la finalidad de recolección de sus datos, así como de los derechos que le asisten, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por parte de este.
Actualizar la información referente a los datos personales del Titular, incluyendo y realizando las novedades de la información e implementando medidas para que dicha información se encuentre actualizada.
Tramitar consultas y reclamos, conforme a lo estipulado por la Ley.
Informar al titular de los datos personales, respecto del uso de los mismos.
Garantizar que la información que se encuentre contenida en el sistema, esté completa y sea comprensible, así como veraz, exacta, comprobable y actualizada.
Rectificar en el evento en que la información sea incorrecta.
Usar únicamente los datos personales, cuyo tratamiento esté previamente autorizado, en virtud de lo establecido por la Ley.
Cumplir con los requerimientos, lineamientos e instrucciones impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, relacionadas con el tema en particular, así como las demás normas concordantes en la materia.

TRATAMIENTOS

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

Tratamiento de datos sensibles: CARDIO SAFE aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales o apoderados deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, CARDIO SAFE adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

ROLES

Responsable del tratamiento: CARDIO SAFE, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 900089543-5, con domicilio principal en la carrera 13 # 96 – 67 oficina 306, edificio Akori de la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia. Correo electrónico gerencia@cardiosafe.co. Teléfono (57) (1) 6010881.
Encargados del tratamiento: CARDIO SAFE designará una persona encargada de la protección de datos de la compañía, quien debe hacer la implementación de esta política y la gestión necesaria para cumplir con las normas vigentes para el manejo de datos dentro de la misma. El Encargado del Tratamiento Externo se obliga a asegurarse del conocimiento y adecuado cumplimiento de las obligaciones que le corresponden en virtud del contrato existente y de la vigente normativa en materia de protección de datos por parte de sus empleados, colaboradores, tanto externos como internos, y subcontratados.

AUTORIZACIÓN

Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular la solicitará a más tardar al momento de la de la captura de la información. La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. MEDIO A TRAVÉS DEL CUAL EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES OTORGARÁ LA AUTORIZACIÓN

CARDIO SAFE, conforme a los términos dispuestos por la Ley generó el correspondiente aviso en el cual se comunica a los titulares de los datos personales, que a través de la página web https://www.cardiosafesa.net/tratamiento-de-datos podrá conocer la política de tratamiento de datos, conforme a la cual se hará el tratamiento de los mismos, acorde a la normatividad vigente en materia del tema; así mismo el Titular podrá ejercer el derecho que le concede la Ley referente al tratamiento de sus datos personales a través del correo electrónico gerencia@cardiosafe.co.

EVENTOS EN LOS CUALES NO SERÁ NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

La autorización de los datos personales, no será necesaria en los siguientes eventos:

Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
Cuando se para casos de urgencia médica y sanitaria.
Cuando se trate de información requerida por una entidad ya sea pública o administrativa, en el ejercicio de sus funciones legales o mediante orden judicial.
Cuando se presente tratamiento de información autorizada por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Como también datos relacionados con el registro civil de las personas.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Según lo establecido por la Ley, los derechos de los Titulares de los datos personales, podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

Al ejercerse a través del Titular de los mismos, este deberá acreditar su identidad a CARDIO SAFE, conforme y a través de los medios que este le indique.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa la acreditación de la representación o poder otorgado.
Por estipulación a favor de otro y para otro.

PERSONAS A QUIENES SE PODRÁ SUMINISTRAR INFORMACIÓN

Conforme a lo establecido por la Ley y previa la reunión de las condiciones establecidas por la misma, la información referente a los datos personales, podrá suministrarse a:

A los Titulares y sus causahabientes cuando aquellos falten, o a sus representantes legales.
A aquellas entidades de carácter público o administrativo, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros que hayan sido autorizados por el Titular de los datos personales, o por la Ley.

POLÍTICA

Con el objetivo de cumplir la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 y sus modificaciones o adiciones, se establecen diferentes lineamientos para el manejo de información de clientes, proveedores, empleados y otros, a los cuales se hace referencia en esta política, y que se identifican en los siguientes puntos:

prestación de servicios: datos requeridos para analizar y desarrollar la factibilidad, contratación, ejecución del servicio, en aspectos como: consumos, atención al cliente, mejoramiento de servicio, bienestar del cliente, información, seguridad; y en general toda aquella información indispensable para cumplir con el contrato, la regulación y la normatividad vigente aplicable.
otras finalidades: ocasionalmente CARDIO SAFE. podrá establecer otras finalidades para el tratamiento de los datos personales, para lo cual contará con la previa autorización expresa, consentida e informada del titular para su tratamiento.

EN CUANTO A NUESTROS CLIENTES

Finalidad de los datos

CARDIO SAFE debe informar al titular de los datos, el tratamiento que se hará de sus datos personales y su finalidad, y obtendrá de manera previa la autorización de los clientes para tal fin, los cuales corresponden principalmente a los fines descritos en el numeral anterior. De la misma manera actuarán los encargados del citado tratamiento. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, en relación con la finalidad y con el tiempo.

EN CUANTO A NUESTROS PROVEEDORES

Finalidad de los datos

Los distintos proveedores al autorizar por cualquier medio el uso de su información, aceptan que CARDIO SAFE podrá utilizar, conservar, transferir, recolectar, almacenar, usar la información personal con el objeto de:

ingresar su información a una base de datos.
Recolectar y tratar su información y la de sus representantes o empleados con la finalidad de llevar a cabo las siguientes actividades:

Pago de obligaciones contractuales.
Reporte a entidades gubernamentales.
Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran.
Soporte en procesos de auditoria externa e interna.
Cualquier otra finalidad que resulte del desarrollo de la actividad.

EN CUANTO A NUESTROS EMPLEADOS

Finalidad de los datos.

CARDIO SAFE. en calidad de empleador y por mandato de la legislación laboral y los acuerdos convencionales debe contar con información personal de sus servidores.

Para materializar obligaciones laborales posee información y datos relacionados con la identificación del trabajador, exámenes de vinculación, formación académica, experiencia laboral, dirección de domicilio, beneficiarios, salario, fondos de pensiones, cesantías, riesgos profesionales, caja de compensación, seguros de vida y accidentes, cuenta bancaria para el pago de nómina, afiliaciones a entes externos (fondos de empleados, sindicatos, convenios financieros y de servicios, entre otros) a las que voluntariamente el empleado ha solicitado su inclusión para autorizar descuentos o pagos directos a través de la nómina, para facilitar sus relaciones y previa existencia de acuerdos con esos terceros y CARDIO SAFE, así como toda aquella información que se debe reportar ante las entidades y autoridades nacionales y locales por mandato de la ley.

EN CUANTO A DIFERENTES GRUPOS DE INTERÉS

La recolección de la información que se realice de cualquier grupo de interés, se tratará de conformidad con las normas que regulan la materia en conjunto con los lineamientos internos de CARDIO SAFE, y utilizada de acuerdo con las finalidades propias de la relación que se tenga en cada caso.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

CARDIO SAFE está comprometida con efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí́ reposa.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

Además, ha implementado un sistema para detectar intrusos y mantener salvaguardada la información de nuestros clientes. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

BASES DE DATOS REGISTRADAS

De acuerdo con lo establecido en las normas que regulan la materia, CARDIO SAFE tiene la obligación de realizar el registro de las bases de datos que contengan información personal, en el registro nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para cumplir con esta actividad se mantendrá un inventario actualizado de las bases de datos y los empleados responsables de su registro, quienes deberán informar los cambios sustanciales en la información registrada.

VIGENCIA

La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir del cuatro (4) de Octubre de 2016; no obstante con la presente se formaliza, para de esta forma dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014. Las bases de datos en las que reposan los datos personales tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos.